Monelle on tuttu sähköpostin uudelleenohjaus eli Email Forwarding, joka siis yksinkertaisuudessa lähettää sähköpostin toiseen sähköpostipalveluun. Monella käyttäjällä on useita sähköpostilaatikoita ja on ymmärrettävää, että helpoin tapa on uudelleenohjata kaikki sähköpostit yhteen laatikkoon mistä näitä sähköposteja selailee. Tämä on ihan okei, jos tämä keskitetty sähköpostipalvelu ei ole Gmail, Outlook, Yahoo Mail, iCloud Mail tai joku yleisistä suurista sähköpostipalveluista.
Samalla kun uudelleenohjaat kaiken sähköpostin, tulet uudelleenohjamaan myös paljon roskapostia uuteen palveluun mahdollisesti. Kaikissa sähköpostipalveluissa on oma roskapostisuodatin ja tapa miten suodatetaan roskapostia. Missään palvelussa ei ole täydellistä roskapostisuodatinta ja se tapahtuu hyvin eri tavalla.
Kun uudelleenohjataan sähköpostia uuteen palveluun, muuttuu lähettäjäosoitteeksi (sender) se mistä lähetät, ei alkuperäinenen lähettäjä osoite. Otetaan esimerkki:
Alkuperäinen lähettäjä lähettää sähköpostia osoitteesta: [email protected] sähköpostiin [email protected] palveluun, joka uudelleenohjaa tämän [email protected] joka on sitten se laatikko missä sähköpostia luetaan. Sähköpostissa sender-osoite muutuu tässä kohtaa [email protected] osoitteeksi ja sitä pidetään roskapostittajana loppupäässä, kun se ei näe tätä example1 lähettäjänä.
Gmail, Microsoft ja Yahoon sähköpostipalveluissa esimerkiksi tämä todetaan roskapostittajaksi ja tämä aiheuttaa että example2.org palvelu merkitään roskapostittajaksi ja aiheuttaa sitten ongelmia erityisesti palvelun ylläpitäjälle kun kaikki sähköpostit aletaan tulkistemaan roskapostiksi.
Käytä IMAP/POP3 – asiakasohjelmaa
Monet suuret palveluntarjoajilla on IMAP/POP3-asiakasohjelma myös heidän webmail-sovelluksessaan valmiina. Tämä ominaisuus löytyy esimerkiksi Gmailissa ja Outlook.comissa. Ohjelma toimii samalla tavalla kuin sähköpostisovelluksessa työasemassa Outlook-sovelluksessa, Thunderbirdissä tai mobiililaitteen sovelluksissa.
Suosittelen IMAPin käyttöä pääasiassa, sillä se mahdollistaa saman sähköpostin synkronoinnin helposti monen sovelluksen välillä. POP3:sen heikko puoli on että se ei tee palvelimelle yleensä muutoksia, ja sen tehtävänä on siirtää kaikki sähköpostit pois palvelimelta paikallisella laitteelle. Nykyisin on mahdollista tietysti jättää kopioi palvelimelle, mutta poistaessasi sähköpostia paikallisella laitteella, ei POP3:sessa päivity tämä muutos palvelimelle ollenkaan. IMAPissa tiedot päivittyvät kaksisuuntaisesti, joten tälläistä ongelmaa ei ole.
Tässä linkki palveluntarjoajien omiin ohjeisiin: