Roskapostisuodatus sähköpostipalvelun ylläpitäjällä on haasteellista, sillä suodatus tapahtuu aina vastaanottajan päässä pääasiassa. Lähettäjäkin voi suodattaa roskapostia mutta se on harvinaista. Tässä artikkelissa tutustutaan ohjeisiin miten voidaan tutkia kun sähköpostit joutuvat roskapostiksi vastaanottajan palvelussa ja miten pääsisi pois täältä.
Tärkein on ensiksi varmentaa ettei omalla verkkotunnuksella tai käyttämillä sähköpostipalvelimia käytetä roskapostien lähettämiseen. Käyttämällä suuria sähköpostipalveluja kuten Outlook tai Gmail, tätä ongelmaa ei pääsääntöisesti ole.
Sisällysluettelo
Tarkista sisältö
Sähköpostiviestin sisältö vaikuttaa miten suodatus tapahtuu. Paljonkin mennään aluksi tämän varassa eli sähköpostiviestissä vaaditaan tietyt headerit ja sisältö pitää olla kunnossa.
- Älä kirjoita viestin aiheitta ISOILLA KIRJAIMILLA
- Älä tee t u r h i a välejä viestiin.
- Älä laita turhia !!!!!!!!! merkkejä, yksi riittää 🙂
- Sitten kannattaa vähän katsoa sananvalintoja, useimmat estävät yleisimmät roskaposti sanat käsin tehdyissä suodattimissa.
Tarkista että verkkotunnuksessa on SPF, DMARC ja DKIM kunnossa
Ensiksi on hyvä tarkistaa, että olet konfiguroinnut nämä kuntoon. Näitä sähköpostipalveluissa käytetään vastaanotettavan sähköpostin tarkistamiseen. Täälä löytyy meidän artikkeli miten otetaan käyttöön.
Jos esimerkiksi uutiskirjeet joutuvat roskaposti listalle, muista lisätä SPF-tietueeseen uutiskirjeen lähettävä palvelin. Muista että uutiskirjeet tulevat olla hyvän maun mukaisia.
Roskapostitusansat
Suurimmat sähköpostipalveluntarjoat, kuten Googlen Gmail käyttää roskapostiansoja hyödykseen torjuamaan roskapostia. Yleensä kun paljon sähköpostia lähetetään palvelusta näihin ansaosoitteisiin tarkoitta että on kyseessä roskapostittaja.
Jos lähetät uutiskirjeitä asiakkaille, muista vahvistaa uudet sähköpostiosoitteet välttääksesi kirjoitusvirheet. Myöskin älä osta koskaan sähköpostilistojan lähettääksesi uutiskirjeitä, tai joudut helposti roskapostilistoille ansojen kautta.
Tarkista löytyykö käyttämäsi sähköpostipalvelin joillakin roskapostitus listalta
Kun sähköpostipalvelimelta lähetetään paljon roskapostia, se ilmoitetaan yleiselle SPAM listalle. SPAM listalla olevat palvelimet luokitellaan automaattisesti roskapostiksi, joten kannattaa säännöllisesti tarkistaa että löytyykö verkkotunnus täältä.
Tarkista nyt, ettei sähköpostipalvelimelta lähetetä roskapostia ennen kuin yrität poistaa itseäsi listalta tai joutuu sinne takaisin.
Nämä ovat yleisiä listoja, joilla jokaisella on oma tapa poistua listalta. Yleensä se vaatii vahvistuksen että olet verkkotunnuksen ylläpitäjä ja ilmoitat tämän ”False Positiveksi”. Yleensä muutaman tunnin kuluessa poistuu listalta ja sähköpostien pitäisi toimia normaalisti.
Huomaa että kaikkia roskapostilistoja ei täälä ole saatavilla, joten jos vastaanottajalla on käytössä oma roskapostilistaus niin tulee ottaa yhteyttä ylläpitäjään.
Sähköpostit joutuvat tietyissä palveluissa roskapostiksi
Joutuessa tietyissä palveluissa roskapostiksi, ole yhteydessä aina vastaanottajan sähköpostipalvelun ylläpitäjään selvittämään missä tämä johtuu. Luultavasti olet joutunut heidän omille roskapostilistoille.
Gmail / GSuite
Suosittelen rekisteröitymään Googlen Postmaster palveluun. Palvelua auttaa havaitsemaan roskapostiliikennettä ja seuraamaan niitä.
Voit ilmoittaa tällä lomakkeella viestin välitys onglmasta Googlelle mikäli kaikki sähköpostisi menevät Gmailissa roskapostiksi.
Outlook / Office365
Microsoftilla kannattaa rekisteröityä heidän omalle Postmaster palveluun. Palveluun lisäät sähköpostipalvelintesi IP-osoitteet, niin pystyt seuraamaan, jos paljon roskapostia lähtee palvelimistasi kohti Microsoftin palveluja.
Microsoftilla on myös lomake, jonka avulla voit olla yhteydessä Microsoftin tukipalveluun. Mikäli saat takaisin automaattiviestinä ”Not qualified for mitigation” sisällöllä niin pyydä lisätietoa Microsoftilta lisätietoa ja yleensä saat hyvin tällöin poistettua osoitteesi heidän estolistaltaan.
Yandex
Venäläisellä hakukoneella Yandexilla on vastaavanlainen PostOffice palvelu, jonne lisäät verkkotunnuksen. Verkkotunnuksen omistajuus vahvistetaan tiedostolla, jonka tulee lisätä webpalvelimelle.
Sähköpostipalvelun ylläpitäjille
Microsoftilla on työkalu, jonka avulla voi tarkistaa Microsoft Outlook / office365-palvelun sähköposti headereitä ja saada niihin selitteitä. Toimii parhaiten IE-selaimella. Tämä voi auttaa etsimään mahdollista syystä miksi sähköpostit menevät roskapostiksi.